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電子帳簿保存法の導入に伴い、企業や個人事業主はデジタルでの文書管理が求められるようになりました。

適切な文書保存は、税務調査や業務の効率化において効果を発揮します。





特に、ファイル名の規則的な付け方やフォルダ分けの方法は、電子帳簿保存法の要件を満たし、データの検索や管理をスムーズにするための鍵となります。





この記事では、電子帳簿保存法に基づくファイル名の重要性から、具体的なファイル名の作成方法、効率的なフォルダ管理の方法までを詳しく解説し、法令に準拠した文書管理の実践的な手法をご紹介します。





電子帳簿保存法



目　次
1．電子帳簿保存法におけるファイル名の重要性
1．なぜ規則的なファイル名が必要なのか
2．保存要件に含まれる「検索機能の確保」とは
2．電子帳簿保存法に対応するためのファイル名の作成方法
1．規則的なファイル名の作成に必要な3つの項目
2．実際のファイル名の記載例
3．文書を効率的に管理するためのフォルダ分けの方法
1．電子帳簿保存法に基づいたフォルダ構成の例
2．フォルダ管理の注意点とベストプラクティス
4．よくある質問とその答え
5．まとめ












1．電子帳簿保存法におけるファイル名の重要性


1．なぜ規則的なファイル名が必要なのか
電子帳簿保存法は、企業が電子的に保存する帳簿や書類を適切に管理し、情報を迅速に検索・表示するよう定めています。



ファイル名に規則性を持たせることは、その要件を満たすために必要なのです。



まず、規則的なファイル名を使用することで、膨大な数の電子文書の中から特定の情報を簡単に素早く見つけ出すことができます。



例えば、「取引年月日」「取引先名」「取引金額」といった主要な情報をファイル名に組み込むことで、検索時に必要なファイルを迅速に特定できるようになります。



また、統一されたフォーマットでファイル名をつけることで、後日そのファイルを確認する際に内容がわかりやすくなり、誤解や混乱を防ぐことができます。

不規則なファイル名の場合、内容が曖昧であるために、どの書類なのかを判断するのに時間がかかり、業務に支障をきたす可能性があります。



さらに、電子帳簿保存法の観点からも、規則的なファイル名をつけることは法令遵守のために不可欠です。

不規則なファイル名が使用されている場合、管理が不適切であると判断されるリスクがあり、それが法令違反につながる可能性もあるため、注意が必要です。





2．保存要件に含まれる「検索機能の確保」とは
電子帳簿保存法における「検索機能の確保」とは、電子的に保存された帳簿や書類が、必要なときに迅速かつ正確に検索・表示できるように管理されていることを指します。



これは、税務調査などの場面で特に重要で、書類が適切に保存され、必要な情報がすぐに取り出せる状態にしておかなければなりません。

つまり、ファイル名に規則性を持たせ、適切な管理を行うことが不可欠です。



検索機能の確保をし、企業は法令を遵守しながら、効率的かつ効果的な文書管理を行いましょう。