なぜ規則的なファイル名が必要なのか
電子帳簿保存法は、企業が電子的に保存する帳簿や書類を適切に管理し、情報を迅速に検索・表示するよう定めています。

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ファイル名に規則性を持たせることは、その要件を満たすために必要なのです。



まず、規則的なファイル名を使用することで、膨大な数の電子文書の中から特定の情報を簡単に素早く見つけ出すことができます。



例えば、「取引年月日」「取引先名」「取引金額」といった主要な情報をファイル名に組み込むことで、検索時に必要なファイルを迅速に特定できるようになります。



また、統一されたフォーマットでファイル名をつけることで、後日そのファイルを確認する際に内容がわかりやすくなり、誤解や混乱を防ぐことができます。

不規則なファイル名の場合、内容が曖昧であるために、どの書類なのかを判断するのに時間がかかり、業務に支障をきたす可能性があります。



さらに、電子帳簿保存法の観点からも、規則的なファイル名をつけることは法令遵守のために不可欠です。

不規則なファイル名が使用されている場合、管理が不適切であると判断されるリスクがあり、それが法令違反につながる可能性もあるため、注意が必要です。





2．保存要件に含まれる「検索機能の確保」とは
電子帳簿保存法における「検索機能の確保」とは、電子的に保存された帳簿や書類が、必要なときに迅速かつ正確に検索・表示できるように管理されていることを指します。



これは、税務調査などの場面で特に重要で、書類が適切に保存され、必要な情報がすぐに取り出せる状態にしておかなければなりません。

つまり、ファイル名に規則性を持たせ、適切な管理を行うことが不可欠です。



検索機能の確保をし、企業は法令を遵守しながら、効率的かつ効果的な文書管理を行いましょう。